Этапы подготовки к выставке

· участнику выставки в это время необходимо

· получить разрешение на ввоз экспонатов и организовать их доставку.

· заказать бейджи-пропуска на персонал стенда.

· получить и распределить приглашения на выставку.

В день завоза экспонатов, обычно за 1-2 дня, до открытия выставки вы приезжаете на место проведения мероприятия и «принимаете» построенный выставочный стенд. После чего расставляете экспонаты, распределяете персонал, раскладываете раздаточный материал и т.п.

Правильное планирование работы на каждый день выставки позволит увеличить объем продаж в будущем. Презентации новых брендов, шоу-программы удобнее проводить в середине дня, что обеспечит наибольшее привлечение внимания посетителей. В последний день выставки необходимо продумать время вывоза экспонатов и договориться с застройщиком о времени для сдачи стенда и всего оборудования, взятого в аренду. Выставочный и ярмарочный бизнес динамичен. В этом смысле Интернет самый удобный для потенциальных экспонентов и посетителей способ обмена информацией. На сайте выставочной компании можно поместить такую полезную информацию, как план выставок, координаты и имена ответственных лиц за каждую выставку или ярмарку, планы экспозиций; условия участия, списки участников, с которыми ведутся переговоры и с которыми подписаны документы; программы семинаров, конференций, пресс-конференций для каждой выставки.

Участие в ярмарке и выставке является для предпринимателя своего рода инвестицией, поэтому и возникает необходимость сравнения его стоимости (затрат) с полученными результатами. Оценка участия обозначает методическое проведение сравнения между целями и полученными результатами и, в частности, проверки того, что сделано, что необходимо было сделать и, безусловно, что еще нужно сделать, и представляет собой длительную и многостороннюю процедуру, которая охватывает все экономические и внешнеэкономические цели. Основными элементами, на сравнении которых должна быть сосредоточена проверка результатов участия, являются: 1) сметные и реальные расходы по участию, 2) расходы на рекламу пропаганду и вызванный ими резонанс, как он проявляется в реакции посетителей, 3) впечатление, произведенное стендом, и соответствующий отклик на равноценные стенды конкурентов, участвующих в ярмарке\выставке, 4) эффективность работы персонала и соответствующие результаты по другим стендам, 5) оценка состава посетителей, 6) заказы, полученные в результате работы стенда, в сравнении с ожидавшимися.