Этапы подготовки к выставке

Заполненная заявка принимается только в электронном варианте и только в установленной организатором форме ;

4)Информация о деятельности фирмы предоставляется на двух языках: русском и английском;

Если заявка подачи информации в каталог выставки не поступит до установленного срока, организатор оставляет за собой право поместить информацию об организации в «Дополнениях к официальному каталогу выставки»;

Информационные варианты, высланные по факсу, не рассматриваются.

5)Согласовать с дирекцией выставки и зарезервировать расположение стенда на плане.

6)Произвести оплату в соответствии с выставленным счетом.

Наиболее затратными как с финансовой, так и с временной точки зрения являются создание дизайна выставочного стенда и предвыставочная рекламная кампания, поэтому эти две важнейшие составляющие успеха должны стать вторым и третьим пунктами плана подготовки к выставке, после оформления заявки на участие. Далее необходимо разработать программу пристендовых и околовыставочных мероприятий (проведение лотерей, презентаций и конкурсов, участие в семинарах и круглых столах, другие рекламные и PR акции). Следующий этап – разработка и изготовление раздаточных материалов и подготовка команды стендистов.

О чем экспоненты иногда забывают (практические советы по основным пунктам Вашего плана)

Общаясь с организаторами выставки, Вы можете запросить не только общие условия участия в выставке, но и дополнительную информацию: «сетку» застройки интересующего Вас павильона (это поможет Вам выбрать удобное место для Вашего стенда и покажет, насколько серьезно намерены выставляться Ваши партнеры и конкуренты); список околовыставочных мероприятий (семинары, презентации, круглые столы); программу рекламной кампании выставки и список СМИ – информационных партнеров выставки (Вы сможете оценить, как рекламируется выставка, и можно ли ожидать достаточного количества посетителей, а также разместить свою рекламу в тех СМИ, которые рекламируют выставку, это очень эффективно).[27][28]

Формируя дизайн своего стенда, целесообразно помнить о главной цели участия в выставке, это поможет сделать дизайн максимально эффективным.

Существует несколько вариантов выставочных стендов:

Стенд из выставочного конструктора. Стенд выполняется из из готовых модулей (конструктора) и, как правило, состоит из : коврового покрытие, стеновых панели, стола, стульев , электрических розеток, освещение, переговорные комнаты, а также витрин, подиумов, информационных стоек и т.д. Индивидуальность в оформлении достигается за счет использования различных технологий: аппликации самоклеющимися пленками, полиграфической и широкоформатной печати, изготовление объемных букв и световых коробов, мультимедийного оборудования и т.д.

Эксклюзивный выставочный стенд: При строительстве таких выставочных стендов используются специальных конструкций, оригинальные световые и динамически решений, эксклюзивно изготовленные элементы оформления из различных материалов ( ДСП, МДФ, пластик, пенопласт, текстиль и т.п.). Всё это дает возможность реализовать проекты любой сложности с учетом всех пожеланий и требований. Если Ваша задача – формирование имиджа Вашего предприятия и заключение оптовых контрактов – не обязательно показывать все образцы продукции. Важнее сделать стенд стильным и удобным для проведения переговоров;

Если Вы планируете проведение дефиле, конкурсов, презентаций – необходимо предусмотреть место на стенде, чтобы посетители не толпились в проходе;