Организация информационной службы в системе менеджмента рекламы ООО «Аполло»
Постоянное увеличение объемов информации приводит к большим затратам времени на ее переработку, а принятие управленческого решения затягивается. Поэтому вся информация группируется по функциям управления в виде информационных потоков.
Организационно оформленная совокупность информационных потоков документов, каналов связи и технических средств управления образует информационную систему. Она выступает и форме информационного обеспечения процесса управления. Существующие в настоящее время информационные системы сложились в условиях использования в основном ручного труда работников аппарата управления.
К сожалению, они имеют много недостатков: многократный сбор одних и тех же данных, сложная система документации, дублирование показателей в разных документах, выполнение одних и тех же работ различными подразделениями по разным методикам расчета.
Каждое подразделение аппарата управления пользуется своими потоками информации. В связи с этим возникает необходимость создания оптимальных информационных систем для предприятий. Для адекватного обеспечения процесса управления требуемой информацией на основе принятых информационных моделей создаются соответствующие информационные системы.
Существуют два подхода к разработке систем информационного обеспечения.
Первый подход называется функциональным. До настоящего времени он был наиболее распространенным. В соответствии с ним каждое подразделение самостоятельно организует все операции по сбору и обработке информации, базируясь на собственном документировании, своих методах формирования информации, каналах связи и архивах.
Этот подход обусловлен существовавшей ранее неотделимостью процесса подготовки и обработки информации от процессов производства и управления, когда работники аппарата управления сами собирают информацию, обрабатывают ее, анализируют результаты и готовят проекты управленческих решений.
Системы информационного обеспечения, построенные на основе функционального подхода, называются организационно-функциональными (дифференцированными).
Недостатками функционального подхода являются:
значительное дублирование информации, что приводит к появлению многих лишних форм документов и, как следствие к дополнительным затратам труда работников управления;
недостаточная гибкость системы в условиях оперативности, что затрудняет использование вычислительной техники;
высокая нагрузка на звенья управления и каналы связи;
отсутствие горизонтальных связей между производственными и функциональными звеньями [48].
В ООО «Аполло» информационная служба отсутствует, что затрудняет сбор и обработку информации необходимой для осуществления деятельности агентства. Сбор и обработка информации ведется в каждом подразделении.
В своей деятельности ООО «Аполло» использует системный подход. В этом случае система информационного обеспечения проектируется не под каждую функцию, а под комплекс функций управления, связанных между собой как последовательными, так и параллельными связями на основе единых данных.
Использование этого подхода возможно только в результате обособления процессов сбора, обработки и передачи информации от процессов производства и управления.
Это происходит тогда, когда весь процесс делится на творческие и технические работы, что связано с его детализацией.
Такое разделение труда в процессе управления влечет за собой выделение в отдельную группу технических работников аппарата управления.
ООО «Аполло» необходимо организовать информационный отдел, который осуществлял следующие функции:
все операции по сбору и обработке информации;
составлять единую базу по собственному документированию;