Подведение итогов и оценка результатов от участия в выставке

Итоги выставки можно условно подразделить на две группы: организационные и коммерческие. При подведении организационных итогов большую помощь может оказать журнал, который велся во время работы выставки. Немаловажную роль способны сыграть ответы всех участников мероприятия на следующие вопросы:

· Удачно ли выбрано место для стенда?

· Была ли оптимальной планировка стенда?

· Какой резонанс вызвал сам стенд у посетителей?

· Соответствовала ли площадь стенда количеству экспонатов и поставленным задачам?

· Какова была реакция посетителей на продукцию в целом и на отдельные экспонаты?

· Какие неудобства были во время работы на стенде?

· Какие дополнительные услуги и оборудование необходимо было заказать у организаторов выставки, а без каких можно было обойтись?

· Достаточное ли количество рекламных и информационных материалов было взято на выставку?

Перечень вопросов можно продолжить в зависимости от специфики выставки, целей участия в ней, особенностей предлагаемых продуктов и т.д.

Послевыставочная работа строится по-разному для разных целевых групп: клиентов, потенциальных партнеров, журналистов. Для поддержания и укрепления контактов и связей, установленных во время работы выставки, следует предпринять следующие шаги:

· Отправить благодарственные письма за посещение стенды фирмы с пожеланиями сотрудничества своим партнерам и другим заинтересованным лицам;

· Разослать сводную информацию фирмам и отдельным лицам, которые были приглашены на стенд, но не смогли его посетить;

· Разослать посетителям обещанные документы и рекламно-информационные материалы;

· Проинформировать об итогах выставки деловых партнеров;

· Посетить компании, с которыми была договоренность на выставке;

· Установить для сотрудников предельный срок для осуществления контакта с соответствующей компанией;

· Поощрить особо отличившихся сотрудников, участвовавших в работе;

· Отправить благодарственные письма и отчет о выставке с фотографиями журналистам, которые посетили стенд. Тем журналистам, которые были приглашены, но не побывали на стенде фирмы, целесообразно предоставить подборку всей информации о выставке – так называемую папку для прессы.

Чем быстрее после завершения выставки будут разосланы письма и другая информация, тем успешнее для компании будет результат. Так, С.Миллер для « эффективной работы по завершению сделок до победного конца» предлагает воспользоваться «правилом 48 часов». Он рекомендует проект послевыставочного письма заготовить заранее (до открытия выставки) и разослать его настолько быстро после окончания выставки, чтобы на стол клиента письмо легло в течение 48 часов после закрытия выставки и его возвращения с нее. Автор приводит 4 аргумента:

· Броскость – письмо не затеряется в почте, накопившейся за время отсутствия клиента;

· Память – впечатления от выставки еще свежи, и клиент не забыл посещение стенда фирмы и ее продукцию;

· Доверие – выполнено обещание направить необходимую клиенту информацию;

· И последнее – у вас есть возможность позвонить ему лично, чтобы поинтересоваться, получил ли он письмо, - личный доступ.

Кроме описанных выше мероприятий в план послевыставочной работы включаются:

· Подготовка итогового отчета о результатах работы на выставке и предоставление его руководству компании, а также отделам маркетинга и рекламы;

· Анализ выявленных недостатков в процессе полготовки и проведения выставки;

· Подготовка и распространение информационных материалов об успешном участии в выставке (статьи, сюжеты на радио и телевидении с положительными отзывами потребителей и т.п.);

· Развитие рекламных и информационных контактов, полученных на выставке.

После завершения выставки проводится всесторонний анализ работы на выставке, оценивается эффективность участия и составляется итоговый отчет по участию в выставке. Объективные показатели работы предприятия на выставке, которые позволяют оценить эффективность его участия в ней, и есть ни что иное, как коммерческие итоги. Рекомендуется в последний день выставки произвести первую оценку результатов по следующим параметрам:

1)Количество посетителей на стенде всего, по отдельным дням и периодам времени (часам) в течение дня;

2)Количество проведенных переговоров по целевым группам посетителей, темам, в разрезе товаров и услуг;

3) количество новых контактов с заказчиками и их анализ;

4) количество и объем заключенных контрактов;

5)перечень перспективных партнеров – посетителей стенда, с которым следует установить контакт;